Cómo proteger con contraseña los documentos de MS Office (2007) sin utilizar herramientas de terceros

Es posible que no todos tengamos el hábito de mantener cerraduras en carpetas o encriptar unidades enteras a proteger datos o restringir la visualización de archivos. Pero hay momentos en que necesitamos un cierto nivel de seguridad sobre algunos documentos. Exijo muchos de mis documentos de Word, Excel y PowerPoint y lo hago protección con contraseña ellos.




La ventaja adicional es que puedo compartir fácilmente los archivos con el mismo grado de custodia. Por lo tanto, las personas que no conocen las contraseñas respectivas no podrán ver ni modificar los archivos protegidos. Los pasos son bastante simples y no necesita agruparse con herramientas de terceros.





Pasos para aplicar la contraseña en documentos de MS Office 2007

Podría haber más formas de aplicar contraseñas en los documentos, pero el proceso elaborado aquí no puede ser más simple. Se aplica solo a los documentos de MS Office.



Paso 1: Abra un documento existente o cree uno nuevo. Haga clic en el Botón de MS office (arriba a la izquierda) y elige Guardar como el documento.

Paso 2: Sobre el Guardar comoventana, expanda el Herramientaslista (colocada al lado Salvar botón) y elija Opciones generales.

Paso 3: Se le permitirá crear y proteger con contraseña su documento con dos tipos de contraseña. Uno es Contraseña para abrir el documento y el otro Contraseña para modificar el documento.

  • Tome el primero si desea que las personas puedan abrir el documento solo con la ayuda de una contraseña. Por defecto, utiliza un método de cifrado avanzado para hacer que el documento sea más seguro.
  • Tome el segundo si desea mantener una audiencia abierta pero quiere protegerla de ediciones maliciosas. No hay seguridad en esto, excepto la restricción de escritura.
  • Por supuesto, puede tomar ambos al mismo tiempo. Y le aconsejaría que use dos contraseñas diferentes, de lo contrario se pierde el significado.

Nota: Si pierde la contraseña, no hay forma de recuperarla. Así que ten cuidado al elegir uno. Además, asegúrese de hacer una copia de seguridad de las cosas.

Etapa 4: Cuando continúe luego de ingresar una o ambas contraseñas, se le pedirá que vuelva a ingresar y confirme las contraseñas respectivas. Por lo tanto, hay una doble verificación para evitar que cometa errores.

Paso 5: No olvide nombrar su documento y guardarlo en una ubicación conocida. A fin de cuentas, podrías terminar buscando el archivo en sí :).





Experiencia del revisor

Cuando un usuario intenta abrir un documento protegido con contraseña, se le pedirá que ingrese la contraseña y el documento no estará disponible hasta que se proporcione correctamente.

Igual es el caso de modificación de contraseña. El usuario debería saberlo o se le permitiría verlo en modo de solo lectura.





Conclusión

Prefiero mantener mis documentos y datos importantes protegidos de esta manera. Sin embargo, también mantengo algunas carpetas bloqueadas, esto me da un nivel adicional de protección. Sin embargo, compartir carpetas bloqueadas es bastante difícil y ahí es donde cuenta la protección de archivos.