GT explica: ¿Qué son las carpetas de búsqueda de MS Outlook y cómo crear una personalizada?

Anteriormente, hemos elaborado cómo un usuario de MS Outlook podría crear reglas para verificar los correos electrónicos entrantes y filtrarlos o dirigirlos a carpetas específicas (según las reglas personalizadas). Sin embargo, es posible que tenga algunos requisitos específicos que no están cubiertos por reglas de carpeta. O puede que no desee mover un grupo (o tipo de mensaje) a una carpeta completamente diferente, pero aún así desea una vista separada para ellos.




MS Outlook cubre de manera inteligente dichos requisitos bajo una característica conocida como Buscar carpetas. Tales carpetas son carpetas virtuales y realmente no contiene ni almacena sus correos electrónicos. Simplemente crean una vista de acuerdo con las reglas definidas y muestran los mensajes que coinciden con esa regla.



Por defecto, una Carpeta de búsqueda siempre contiene vistas como Correo categorizado, Correo grande y Correo no leído. Es posible que desee crear algunos más, como para seguimiento, con archivo adjunto, etc. Veamos cómo hacerlo.







Pasos para crear una vista en la carpeta de búsqueda

Puede seleccionar una vista de una lista de reglas estándar o incluso personalizar reglas de extremo a extremo o estándares basados ​​en el usuario.

Paso 1: Haga clic derecho en el Buscar carpetapara cualquier casilla de correo electrónico y haga clic en Nueva carpeta de búsqueda.

Paso 2: Seleccione el tipo de carpeta de búsqueda que desea crear. Los tipos de carpeta enumerados en las primeras tres secciones tienen reglas estándar internas (sus nombres las definen).

En esta guía, ampliaremos la creación de una carpeta personalizada (última opción). Entonces, seleccione eso y haga clic en Escoger para especificar reglas y ver criterios.

Paso 3: Dé un nombre relevante a la vista. Puede cambiar la carpeta que se verificará para ver los correos electrónicos que se mostrarán en la vista. Luego haga clic en el botón para Criterios para definir reglas de su elección.

Etapa 4: En el Mensajes puede ingresar algunas palabras clave que el sistema buscaría en los correos electrónicos y en el campo que elija. Como ve en la imagen (abajo) también puede definir Desde y Enviado a campos, definir líneas de tiempo y más.

Paso 5: Ahora puede navegar a Más elecciones e incluye más reglas como categoría, correos electrónicos leídos / no leídos, con / sin archivos adjuntos, importancia, tamaño y más.

Paso 6: ¿Necesitas más opciones? Navegar a Advancedy haga clic en Campo. Seleccione un criterio, defina una condición y un valor.

Por último, haga clic en Agregar a la lista para ver aparecer tu entrada. Puede agregar múltiples entradas de este tipo.

Paso 7: Haga clic en Aceptar y guarde su configuración. Intente enviar un correo electrónico de prueba y verifique si funciona. Si no es así, debes haber estropeado las reglas. Por lo tanto, es posible que deba volver a visitarlos.

Nota: Recuerde, si elimina correos electrónicos en las Carpetas de búsqueda, también se eliminarán de su ubicación original. Pero si elimina una Carpeta de búsqueda, los correos electrónicos asociados con ellos siguen intactos en sus ubicaciones originales.





Conclusión

¿Qué tan útil crees que son las Carpetas de búsqueda para ti? ¿Los usará en combinación con otras reglas que ya tiene?

Tengo bastantes creados para mí. Realmente me ayudan a organizar las cosas un paso más allá y a tomar nota rápida de los diferentes tipos de correos electrónicos a los que necesito atender.